Obsługa eventów

Charakterystyka:

Eventem nazywamy wydarzenie,  które wykracza poza ramy codzienności. Jest to zdarzenie zaplanowane i zorganizowane w czasie, pod kątem wcześniej ustalonego
i wyznaczonego celu. Cel określony jest poprzez uczestników zdarzenia, jego rodzaju, miejsca, w jakim ma być zorganizowane, oraz czasu, w jakim ma nastąpić. Eventy można sklasyfikować według rodzaju wydarzenia, oraz celu, jaki ma realizować. W pierwszym przypadku są to wydarzenia: kulturalne, sportowe, rozrywkowe, wyjazdowe, ugoszczeniowe (hospitality) i przygodowe. Jeśli klasyfikacja wydarzenia odbywa się ze względu na założony cel, określa się  eventy integracyjne, motywacyjne, nazywane korporacyjnymi, propagujące daną ideę  np. społeczną lub publiczną, edukacyjne, czyli konferencje i seminaria oraz budujące wizerunek brandu, tzw. marketing events.

Pokrewne eventy:  impreza artystyczna, benefis, gala, wernisaż, wystawa, rewia, pokaz

Event – krok po kroku

  1. Tworzenie scenariusza wydarzenia;
  2. Wybór terminu i miejsca eventu;
  3. Poinformowanie uczestników i rozesłanie zaproszeń;
  4. Podanie aktualności w mediach;
  5. Wyszukanie patronów wydarzenia;
  6. Zaproszenie znanej osoby, podnoszącej prestiż eventu;
  7. Dobór prelegentów i osób prowadzących;
  8. Przygotowanie materiałów dla uczestników;
  9. Obsługa eventów, atrakcji i imprez towarzyszących;
  10. Podziękowania dla uczestników i patronów.

Optymalnie zaplanowany event, jest kwestią łączenia wielu elementów w płynny ciąg zdarzeń. Jedna osoba nie jest w stanie zapanować nad realizacją całości wydarzenia, dlatego tak ważna jest praca zespołowa i sprawna koordynacja działań. Już na etapie tworzenia scenariusza eventu należy zadbać o precyzyjny podział ról i przydział zadań. Wybierając termin i miejsce wydarzenia bierzemy pod uwagę target, któremu wydarzenie jest dedykowane. Inną lokalizację wybiera się dla młodzieżowego koncertu, a inną dla firmowego wyjazdu integracyjnego. Organizator dba także o dogodny wybór terminu w celu maksymalizacji poziomu uczestnictwa.  Kolejnym etapem organizacji wydarzenia, jest nawiązanie i utrzymywanie stałego kontaktu z potencjalnymi uczestnikami. Możliwości w tym zakresie jest wiele.  W dobie szybkiej i łatwej komunikacji warto skupić zasoby i energię na zaistnieniu w mediach społecznościowych i szczegółowym opisie eventu w zakresie czasu, miejsca, tematyki i atrakcji eventowych. Kiedy grupa docelowa zostanie poinformowana o zbliżającym się wydarzeniu, czas skoncentrować się nad stroną wizualną imprezy. Na tym etapie realizacji przedsięwzięcia z pomocą przychodzi obsługa eventów CMA.

Nasz zespół kreatywny pomoże zaprojektować całą oprawę plastyczną eventu – od brandingu, przez projektowanie materiałów graficznych, aż po unikalne projekcje, animacje oraz wizualizacje 2D i 3D. Pomagamy podnieść rangę i walor estetyczny do światowego poziomu. Optymalizacja działań promocyjnych na poziomie personalnym i instytucjonalnym pozwoli podnieść prestiż wydarzenia w oczach potencjalnych odbiorców. Aby podnieść renomę wydarzenia, warto rozważyć zaangażowanie tzw. Public Figure (osoby publicznej) oraz poprosić o patronat medialny (ze strony radia, prasy, internetowych portali branżowych czy telewizji) i honorowy (ze strony instytucji państwowych czy lokalnego samorządu). Ambasadorem nie może być człowiek przypadkowy. Postać ta powinna odzwierciedlać ideę eventu i być nośnikiem pewnego zestawu wartości, jakie ze sobą dane zdarzenie niesie swoim przesłaniem. Przykładowo: ambasadorem konferencji naukowej można ustanowić lokalny lub globalny autorytet w osobie poważanego przedstawiciela świata nauki. Ważnym krokiem, którego nie można pominąć, jest wyznaczenie odpowiedniego konferansjera. Obsługa eventów CMA także tutaj służy pomocą w ramach współpracy i dostępu do około 150 doświadczonych, gwarantujących płynny i atrakcyjny przebieg scenariusza eventu konferansjerów i konferansjerek. Jeśli na event zaproszeni są przedstawiciele mediów, zwłaszcza radia i telewizji, których zadaniem będzie stworzenie relacji, w tym także relacji na żywo z twojego wydarzenia to warto zadbać o ciekawego i władającego barwnym językiem reprezentanta. W naszej gestii możesz pozostawić rownież booking artystów oraz obsługę zaplanowanych gier, zabaw czy tzw. side eventów podnoszących atrakcyjność rozrywkową wydarzenia.

CMA to także obsługa techniczna eventów. Dostarczamy niezawodny, najnowocześniejszy technologicznie sprzęt eventowy wraz z jego profesjonalną obsługą.

Dla klientów dysponujących własnym zapleczem i kompetencjami w pełnym zakresie obsługi pomocna może okazać się oferta naszej wypożyczalni.